Wim Rutten van de projectpiloot.nl heeft een cruciale rol gespeeld bij het transformeren van de chaos rondom documenten en processen van het Corona team bij de GGD Amsterdam.

Aangetrokken als kwaliteitsfunctionaris, stond hij voor de uitdaging om orde te scheppen in 86.000 bestanden met talloze versies en onduidelijke procedures en de processen

Met een pragmatische aanpak en doordacht en gestructureerde inregeling bracht Wim de processen op een praktische en eenvoudige manier in kaart. Tegelijkertijd realiseerde hij zich de noodzaak van een gestructureerd documentmanagementsysteem.

Met de dreiging van langdurige coronamaatregelen en het risico van kennisverlies bij vertrekkend personeel, voerde Wim een grondig onderzoek uit en koos hij voor M-files. Binnen zeer korte periode heeft hij samen met één van onze consultants een basisstructuur neergezet waarmee direct aan de gang kon worden gegaan. Vervolgens is nog een aantal verbeteringen doorgevoerd, zoals een goedkeuringsproces, en is M-Files verder uitgerold binnen de GGD Amsterdam

Dankzij onze open en respectvolle samenwerking resulteerde de implementatie van M-files in een indrukwekkende prestatie: binnen een half jaar waren de corona-processen geordend en was het aantal documenten overzichtelijk en gestructureerd teruggebracht van 86.000 naar slechts 750 voor alleen het Corona team.

Dit succesvolle project onderstreept Wim Rutten’s doortastendheid en Geone's betrokkenheid bij het overzichtelijk, snel en gedragen leveren van waardevolle document management oplossingen voor zowel maatschappelijke uitdagingen als zakelijke oplossingen.